Dématérialisez votre gestion.

Logiciel pour agence de voyages d'affaires

Pour quoi :

Pour donner à vos entreprises clientes un accès sécurisé à leurs factures et relevés. Cet outil permet de fluidifier le workflow de vos documents comptables.

Pour qui :

Pour les agences de voyages d’affaires désirant fournir à leurs clients plus d’autonomie et un service amélioré avec une solution simple et efficace.

 

Le but de TravelBox est de donner la possibilité à vos clients de consulter et de récupérer leurs factures et relevés de façon autonome. Le tout suivant une définition précise des rôles de chaque utilisateur : voyageur, comptable, booker, responsable de centre de coûts…

C’est un outil de gestion comptable pratique pour stocker vos documents et gérer vos litiges. Ces derniers, qui peuvent subvenir entre vous et vos clients, mobilisent vos agents de manière chronophage et réduisent votre compétitivité. TravelBox répond à cette problématique : l’outil permet de fluidifier le workflow de tous vos documents comptables de manière rapide et sécurisée.

Ce logiciel, spécialement développé pour les agences de voyages d’affaires, donne aux entreprises clientes un accès direct à toutes leurs factures et relevés comptables concernant les voyages de leurs collaborateurs. Ainsi, vous et vos clients ne perdez plus de temps à rechercher les factures une par une. Tous ces documents sont en effet disponibles en ligne et téléchargeables aux formats les plus répandus.

Découvrez TravelBox

Utiliser TravelBox représente plusieurs avantages pour les agences de voyages d’affaires :

– Proposez un service premium à vos clients grâce au portail sécurisé dans le cloud.
– Gagnez en temps et en trésorerie grâce à un circuit intuitif de validation des factures.
– Augmentez les performances de vos vendeurs pour les recentrer sur leurs objectifs.

Mais également et surtout pour leurs entreprises clientes :

– Elles disposent de l’ensemble des pièces comptables dans un environnement sécurisé à l’aide d’un moteur de recherches multi-critères.
– Elles peuvent définir plusieurs niveaux d’accréditation selon les profils utilisateurs.
– Elles disposent d’un module de réconciliation comptable afin de faciliter les échanges entre services.
– Elles peuvent suivre tous leurs KPI en un clin d’œil grâce aux dashboards dédiés et interactifs.

Voici un exemple de workflow de validation :

– La facture est envoyée au service comptable.
– Le voyageur valide ou refuse sa facture via TravelBox.
– Le service comptable peut valider et refuser mais surtout contester la facture, ce qui génère une notification auprès de l’agence de voyages.
– L’agence de voyages reçoit la notification et corrige le cas échéant, ce qui fluidifie le workflow.

TravelBox propose la gestion de différents profils utilisateurs :

– L’administrateur qui gère les accès de ses clients.
– Le collaborateur qui visualise ses factures (validation/refus).
– Le responsable de compte qui visualise les factures ayant le même champ statistique que le sien (validation/refus).
– Le booker qui visualise les factures dont il a géré les réservations (validation/refus).
– Le comptable qui visualise toutes les factures et relevés ainsi que le module de réconciliation (contestation).

 

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